個人情報保護について

 
 

東北システム個人情報保護方針

東北システム株式会社は、個人の人格を尊重し、個人情報の保護に関する法令を遵守して個人情報を適切に取り扱います。
(1) 個人情報の保護に関する責任者を明確にし、社内規程を制定することにより管理体制を整備します。
(2) 個人情報は、あらかじめ本人に通知し、または公表した利用目的の達成に必要な範囲内で、適正かつ適切に取得し取り扱います。
(3) 個人情報の紛失、破壊、改ざん、漏洩等を防止する為、適切な安全管理措置を講じます。
(4) 個人情報を第三者に提供する際には、法令に従い必要な措置を講じます。
(5) 個人情報の開示、訂正、利用停止等のご要望及びお問合せに対しては、できる限り速やかに対応します。
(6) 社内教育・啓発活動を実施して個人情報の適正な取扱いについて周知徹底に努めるとともに、管理体制を継続的に見直します。
 
 

個人情報の利用目的について

当社は、他の方法でお知らせする場合を除き、ご提供いただいた個人情報を次の目的の達成に必要な範囲で取扱います。
1. お客様と当社との間における契約の締結・履行、その他の取引管理
2. お客様と当社との連絡及び社会的慣習に基づくご通知・ご挨拶
3. お客様との取引に関連する当社の商品・サービスに関する情報のご提供
4. 当社事業に係わる調査・分析・研究・監査
5. 当社事業に係わる業界・団体関係者との情報交換・連絡
なお、当社では上記利用目的を達成するため、提供いただいた個人情報を業務委託先に委託する場合がございます。 また、法令等により提供を求められた場合には、当該公的機関に提供することがございます。
 
 

個人情報に関するお問合せについて

当社では「個人情報の保護に関する法律」に基づき、当社が保有している皆様の個人情報に関する利用目的の通知、開示、訂正等、また、利用の停止等のお申し込みを受け付けております。
お申し込みを希望される方は、以下の事項をお読みの上ご請求ください。
1.開示、訂正、利用停止または第三者提供の停止に関する申請方法
当社に対し、開示、訂正、利用停止または第三者提供の停止の申請をご希望される方は、当社の営業担当者又は直接当社にお申し出下さい(このページに記載されているメールアドレスをご利用下さい)。当社より所定の申請書類をご送付いたしますので、必要事項を記入しご返送下さい。なお、申請書類等の郵送料等申請に係る諸費用につきましては、ご本人様のご負担にてお願いいたします。
(1)本人確認用書類について
各種ご請求に際し、当社は、請求された方が請求の対象である個人情報に係るお客様ご本人あるいはその正当な代理人であることを確認するため、当該確認に必要な書類などの提示をお願いいたします。
ご本人様かどうかを確認させていただく書類として、次のうちいずれかの写しを、申請書類に添付してください。
・運転免許証
有効期限内のもので、現住所が記載されている面の写しを含むこと。国際運転免許証は除く。
・日本国の旅券(パスポート)
有効期限内のもので、現住所が記入されている面の写しを含むこと
・健康保険証あるいは年金手帳ならびに次のいずれか(住民票、公共料金領収書、公共料金請求書)但し、住民票、公共料金領収書、公共料金請求書は発行日より3カ月以内で、現住所が記載されているもの
・外国人登録証明証ならびに次のいずれか(旅券、公共料金領収書、公共料金請求書)但し、公共料金領収書・公共料金請求書は、発行日より3カ月以内で、現住所が記載されているもの
場合により、上記に加え別途ご本人の確認をさせて頂きます。
代理人の方による各種ご請求の場合、上述の書類に加え、以下の書類をすべてご送付ください。
<任意代理人の場合>
1. ご本人様による委任状(代理人との関係、代理を要する理由、代理人の方の氏名・ご住所・電話番号も記載)
2. ご本人様の印鑑証明書(委任状には、印鑑証明登録印の押印が必要となります)
3. 代理人の方の身分証明書(運転免許証など公的書類の写し)
<法定代理人(注)の場合>
1. 法定代理権があることを確認するための書類(保険証などの写し)
2. 法定代理人本人であることを確認するための書類(法定代理人の運転免許証など公的書類の写し)
注:法定代理人とは、親権者・成年後見人を意味します。
本人確認用書類として、運転免許証や住民票などをご利用される場合は、当該「本籍地」を黒で塗りつぶすなどして読み取りできない状態にしてご送付ください。
本人確認のためにご提出いただく書類は、当該ご請求に対するご本人様の確認およびご請求内容に関するご連絡のみに使用いたします。また書類のご返却はいたしかねますが、十分な安全策に則り厳重に廃棄処分いたします。
(2)手数料
開示等に関する手数料は1回500円です。申請時にお支払い願います。
(3)申請に対する当社からの回答
ご請求に関する通知、開示につきましては、郵送にてご送付させていただきます。
ご希望に添えないことが判明した場合には、その旨に理由を添えて、ご指定の希望送付先ご住所宛に、郵送にてご連絡をいたします。なお、当社からの回答は、ご請求を受領してから、2週間以内に対応を完了できるよう努力いたします。
(4)ご請求に応じられない事由について
次に定める場合には、ご請求に応じられないことがあります。その場合は、その旨、理由を付記して通知申し上げます。
また、ご請求に応じられない場合についても手数料の返却はいたしませんのでご了解願います。
1. 請求書・申込書に記載されている住所、本人確認のための書類に記載されている住所、当社の登録住所が一致しない場合など本人が確認できない場合
2. 代理人による申請に際して、代理権が確認できない場合
3. 所定の請求書・申込書に不備があった場合
4. ご請求ならびにお申し込みの対象が「保有個人データ」に該当しない場合
5. 本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害する恐れがある場合
6. 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼす恐れがある場合
(5)郵送での対応
直接ご来社いただいてのご請求はお受けいたしかねますので、その旨ご了承くださいますようお願い申し上げます。
申請書類送付先
〒036-8061 青森県弘前市神田1-2-14
東北システム株式会社 個人情報管理者